Cuando una compañía del exterior decide operar en Colombia, una de las primeras decisiones es la forma jurídica: constituir una sociedad colombiana controlada por la casa matriz (filial o subsidiaria) o abrir una sucursal de sociedad extranjera. La elección tiene efectos societarios, cambiarios y tributarios, y define buena parte de la carga contable y de cumplimiento que la operación tendrá desde el primer mes.
Esta guía resume las obligaciones contables y tributarias que suelen aplicar a ambas figuras. No reemplaza el análisis del caso concreto, que depende de la actividad, el tamaño y la estructura del grupo.
Filial y sucursal: la diferencia que importa para la contabilidad
La filial es una sociedad colombiana, normalmente una sociedad por acciones simplificada (SAS) regulada por la Ley 1258 de 2008, con personería jurídica propia. Para efectos tributarios es una sociedad nacional y tributa en Colombia sobre sus rentas de fuente nacional y extranjera.
La sucursal, en cambio, no es una persona jurídica distinta de la casa matriz. Es un establecimiento de comercio de la sociedad extranjera, que debe constituirse cuando esta va a desarrollar actividades permanentes en el país (artículo 471 del Código de Comercio). Tributa en Colombia sobre las rentas y ganancias ocasionales de fuente nacional que obtenga.
En la práctica, las dos figuras llevan contabilidad completa en Colombia, presentan declaraciones ante la DIAN y deben cumplir reportes ante otras entidades. Cambian, sobre todo, el tratamiento del capital, la forma de repatriar utilidades y algunos reportes cambiarios.
Obligaciones contables
Marco técnico
Las compañías que operan en Colombia preparan su información financiera conforme a las normas de contabilidad e información financiera aceptadas en Colombia, expedidas en desarrollo de la Ley 1314 de 2009 y compiladas en el Decreto 2420 de 2015. Según su tamaño y características, la entidad pertenece al grupo 1 (NIIF plenas), al grupo 2 (NIIF para las pymes) o al grupo 3 (microempresas). La clasificación se revisa con base en activos, número de trabajadores, ingresos y otros criterios, y no siempre coincide con el marco que usa la casa matriz.
Libros y soportes
La contabilidad debe llevarse en Colombia, en pesos colombianos y con soportes que cumplan los requisitos legales y tributarios. Esto incluye los libros oficiales de contabilidad, el libro de actas y, en el caso de la filial, el libro de registro de accionistas. Un error frecuente es llevar la contabilidad únicamente en el sistema de la casa matriz y trasladar saldos al cierre: así se pierde la trazabilidad que exige la DIAN y se complica cualquier revisión posterior.
Reporte a la casa matriz
Casi siempre la operación colombiana debe reportar al grupo bajo otro marco (por ejemplo, NIIF plenas o US GAAP) y en otra moneda. Conviene definir desde el inicio un plan de cuentas homologado, un calendario de cierre que cumpla los plazos locales y los del grupo, y conciliaciones entre la contabilidad local y el reporte corporativo.
Situación de control
Cuando una sociedad extranjera controla una sociedad colombiana, la situación de control debe inscribirse en el registro mercantil, conforme al artículo 30 de la Ley 222 de 1995. Este registro suele pasarse por alto en filiales constituidas por grupos extranjeros.
Obligaciones tributarias
Registro y documentación
La filial o la sucursal debe inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) y mantenerlo actualizado. También debe reportar a sus beneficiarios finales en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), conforme a la Resolución DIAN 000164 de 2021 y sus modificaciones. En estructuras con varios niveles de propiedad en el exterior, identificar a las personas naturales que son beneficiarias finales suele tomar más tiempo del previsto.
Impuesto sobre la renta
La tarifa general del impuesto sobre la renta para personas jurídicas es del 35 % (artículo 240 del Estatuto Tributario). Además de la declaración anual, la compañía debe preparar la conciliación fiscal, que explica las diferencias entre la utilidad contable y la renta líquida gravable.
Retención en la fuente, IVA e ICA
Desde el inicio de operaciones la compañía actúa, por lo general, como agente de retención en la fuente y presenta declaraciones mensuales. Si vende bienes o presta servicios gravados, es responsable de IVA. A nivel municipal debe revisar el impuesto de industria y comercio (ICA) y la retención de ICA en las ciudades donde realiza actividades. Los pagos al exterior, incluidos los que se hacen a la casa matriz por servicios, regalías o intereses, tienen reglas especiales de retención y, en algunos casos, de IVA, que deben revisarse a la luz de los convenios para evitar la doble imposición que existan con el país de la matriz.
Facturación y nómina electrónica
La compañía debe expedir factura electrónica de venta y, si tiene trabajadores, transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica. Las compras a proveedores no obligados a facturar requieren el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.
Precios de transferencia
Las operaciones con vinculados del exterior (servicios intragrupo, préstamos, regalías, compra y venta de bienes) deben pactarse con base en el principio de plena competencia. Cuando la compañía supera los topes de patrimonio bruto o ingresos brutos previstos en los artículos 260-5 y 260-9 del Estatuto Tributario, debe preparar la documentación comprobatoria y presentar la declaración informativa de precios de transferencia. Aun por debajo de esos topes, las operaciones con vinculados deben estar soportadas.
Información exógena
Según los topes que fije la DIAN para cada año, la compañía debe reportar información exógena (medios magnéticos) nacional y, en algunos municipios como Bogotá, información distrital.
Repatriación de utilidades
La filial distribuye dividendos a su accionista del exterior; la sucursal transfiere utilidades a la casa matriz. En ambos casos, el pago tiene efectos tributarios en Colombia (artículo 245 del Estatuto Tributario y normas relacionadas) y debe canalizarse cumpliendo el régimen cambiario. Planear estos flujos antes del cierre del año evita retenciones o costos que podrían haberse previsto.
Obligaciones cambiarias y de reporte
El capital que la casa matriz aporta a la filial, o el capital asignado a la sucursal, es inversión extranjera y debe canalizarse y registrarse ante el Banco de la República según el régimen general de inversiones internacionales (Decreto 119 de 2017 y la reglamentación de la Junta Directiva del Banco de la República). Los préstamos de la casa matriz son operaciones de endeudamiento externo, con sus propios reportes.
Adicionalmente, según su tamaño y actividad, la compañía puede estar obligada a reportar estados financieros a la Superintendencia de Sociedades o a otra superintendencia.
Las sucursales de sociedad extranjera deben contar con revisor fiscal, conforme al Código de Comercio.
Errores frecuentes en el primer año
• Iniciar operaciones sin RUT actualizado con las responsabilidades correctas.
• Pagar servicios a la casa matriz sin contrato, sin soporte del servicio recibido o sin aplicar la retención correspondiente.
• No registrar a tiempo la inversión extranjera.
• Llevar la contabilidad solo en el sistema del grupo, sin libros locales.
• Descubrir al cierre que la compañía superó los topes de precios de transferencia.
• Omitir la inscripción de la situación de control o el reporte del RUB.
Cómo podemos ayudarle
En HUB Accountants acompañamos a filiales y sucursales de compañías extranjeras en su contabilidad bajo normas colombianas, el reporte a casa matriz, el cumplimiento tributario, la nómina y el soporte administrativo. Si su compañía va a iniciar operaciones en Colombia o ya opera y quiere revisar su cumplimiento, contáctenos y conversemos sobre su caso.
Óscar Andrés Torres Puentes
Socio – HUB Accountants
otorres@hubaccountants.com.co