El próximo 3 de agosto finaliza uno de los períodos establecidos para actualizar el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) cuando existan modificaciones en la información previamente reportada. Este vencimiento aplica independientemente del último dígito del NIT.
Para muchas organizaciones, el RUB quedó asociado al reporte inicial realizado hace algunos años. Sin embargo, la obligación va más allá del suministro inicial de la información. El registro debe mantenerse actualizado cuando cambien los beneficiarios finales o la estructura de propiedad y control de la organización.
La finalidad del RUB consiste en identificar a las personas naturales que, de forma directa o indirecta, poseen, controlan o ejercen el control efectivo sobre una persona jurídica o una estructura sin personería jurídica. Para ello, la regulación establece criterios específicos, entre ellos la participación igual o superior al 5 % del capital, de los derechos de voto o de los beneficios económicos, así como el ejercicio del control por otros mecanismos.
En la práctica, antes de cada período de actualización resulta recomendable revisar si durante los últimos meses ocurrieron situaciones como:
- ingreso o retiro de socios o accionistas;
- modificaciones en los porcentajes de participación;
- reorganizaciones societarias;
- cambios en la persona que ejerce el control efectivo;
- fusiones, escisiones o procesos de reorganización empresarial que puedan modificar la identificación del beneficiario final.
La revisión no debe limitarse al formulario del RUB. También conviene validar que la información sea consistente con el libro de accionistas, los documentos societarios, el RUT y los demás registros corporativos que soportan la estructura de propiedad de la organización.
Otro aspecto que suele pasar inadvertido es que los obligados al RUB deben tener incorporada en el RUT la responsabilidad 55 —Informante de beneficiarios finales—, requisito que permite acceder al servicio correspondiente dentro de los sistemas informáticos de la DIAN.
El incumplimiento de la obligación de reportar, actualizar o suministrar información correcta puede generar las sanciones previstas en el Estatuto Tributario, además de las medidas relacionadas con la falta de actualización o el suministro de información errónea.
El período que vence el 3 de agosto representa una oportunidad para confirmar que la información reportada continúa reflejando la realidad de la organización y que los cambios ocurridos durante los últimos meses fueron incorporados oportunamente al Registro Único de Beneficiarios Finales.
Óscar Andrés Torres Puentes
Socio – HUB Accountants
otorres@hublegal.com.co
Merlys Manjarres
Directora Contable – HUB Accountants
memanjarres@hubaccountants.com.co
